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第1弾 旅費宿泊費や出張日当の税務処理

出張旅費の経理

出張時にかかる旅費は、旅費交通費として経理処理できます。
ただし、出張時に不必要な豪華ホテルに宿泊したり、観光旅行を行った場合には、役員や従業員に給与支給があったものとして所得税が課税されます。

旅費には、交通費・宿泊費・日当等が含まれています。それぞれの会社で、いろいろな方法の経理処理がなされていると思いますが、日当について2つのパターンで説明します。

なお、残念ながら個人事業主には日当を支給することができません

第1パターン 『日当のみを支給し、旅費そのものの実費清算を行わない場合』

交通費、宿泊費について実費清算を行なわず、全額旅費日当支給に含めている場合の経理方式です。
旅費規程に基づいた定額で支給している場合には、会社は、旅費交通費として経理処理することができ、支給される役員・社員も給与として所得税の課税はされません。

ただし旅費規定の金額が、社会通念上に照らし合わせて異常に高額な場合は、所得税の課税を受けると考えた方が良いでしょう。

第2パターン 『交通費、宿泊費は実費清算を行ない、出張日当を支給する場合』

交通費、宿泊費は実費で精算をし、出張日当を別に支給している場合の経理です。
この場合の日当とは、食費や諸雑費の補助的な費用支出と考えます。
食費を実費支給することは、給料となりますので注意が必要です。

ただし、現地でのお客さんとの会食等での交際費支出は、日当とは別枠の経費として考えていただいて結構です。

どちらのパターンを選択している会社でも、一定の基準である旅費規程に基づいた定額制なら経費処理できますが、厳格に規程通りの運用が行なわれる必要があります。注意点は、出張報告書(写しでも可)を旅費日当精算書と一緒に保管しておくことです。

また、旅費規程では、以下の点にも注意が必要です。

 ■ 役員・従業員間の支給額にバランスが保たれていること
 ■ 同業種・同規模の他社と比較して支給額が妥当であること

旅費規程のない会社は、作成してからでなければ旅費日当の支給はできません。すでにある会社は、金額が現状に合致しているか再検討しておきましょう。

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